L’equip científic del Departament de Petrologia acaba de publicar un article a la revista Boletín de la RSEHN. Sección Aula, Museos y Colecciones, sobre el procés de documentació i informatització de la col·lecció de Petrologia del Museu.
La Gestió de la documentació, la informatització i l’emmagatzematge d’una col·lecció és la clau per augmentar el seu valor i interès perquè sigui aprofitada acadèmica, museística i / o científicament. Amb aquest objectiu, el departament científic de Petrologia del Museu ha estandarditzat tant el procés de documentació com el de digitalització de les dades de tots els exemplars.
El procés de documentació actual és el resultat d’un treball metòdic i laboriós consistent en vuit etapes, des de la seva inscripció en el llibre de registre fins a la seva ubicació en el seu lloc d’emmagatzematge definitiu. Aquest procés genera molta informació i per poder-la fer servir correctament s’ha format una àmplia estructura i definit camps contrastant bibliografia referenciada.
Per operar amb tots els camps s’han testat i valorat 2 programaris de gestió de dades (MuseumPlus® i FileMaker Pro®). La Generalitat de Catalunya va establir el MuseumPlus® com a programa de gestió de col·leccions per al territori català, i el Museu va assessorar en l’adequació del programa per a la documentació de registres de ciències naturals.
El MuseumPlus® és el gestor en el qual, a dia d’avui, hi ha fitxa informatitzada de tots els exemplars existents a la col·lecció i amb el qual s’ha elaborat una Guia de Documentació de Petrologia, on es detalla cada camp i com treballar amb ells. D’altra banda, amb el programari FileMaker Pro® s’ha obtingut el prototip d’allò que es vol que sigui, pròximament, la base de dades definitiva de la col·lecció.
En resum, aquest treball ha permès aconseguir l’objectiu d’augmentar el valor documental i científic de la col·lecció de Petrologia en passar de dades en paper, limitats a pocs camps,
a una base de dades complexa, informatitzada, però manejable.
Però, una base de dades, per molt treballada i estandaritzada que estigui, amb el treball diari de conservadors, documentalistes, revisors i consumidors es veu modificada i ampliada considerablement. Per tant, independentment del programari amb el que es vulgui treballar, és molt important la revisió i anar pulint periòdicament les dades, si es vol complir l’objectiu de tenir unes dades fiables per a la seva consulta a tots els nivells.