Els Museus tenen el repte (i el deure) en documentar tots els fons que custodien, i posar-los a disposició del públic i de la comunitat científica. Per això, la documentació i difusió dels fons i col·leccions representa una de les principals tasques a dur a terme pels conservadors i tècnics dels Museus.

Durant aquest any, el Museu de Ciències Naturals de Barcelona ha elaborat una Guia de fons i col·leccions, basant-se en els principis documentals de la descripció a nivell de col·leccions o Collection Level Description (CLD). L’objectiu del projecte, és posar a l’abast dels ciutadans i investigadors una eina per facilitar l’accés i la consulta dels seus fons, i alhora, utilitzar-la com eina interna de suport per a la gestió de les col·leccions. Per la descripció dels fons i col·leccions, s’ha utilitzat l’esquema de metadades anomenat Natural Collection Description (NCD), estàndard dissenyat i promogut per la Biodiversity Information Standards (TDWG).

Aquest estàndard ens permet descriure una col·lecció de ciències naturals, realitzant una descripció del conjunt, on l’únic requisit és que sigui un grup d’ítems que tinguin alguna cosa en comú. Això permet crear fitxes de col·leccions sobre diferents criteris comuns, com per exemple: amb criteris històrics, taxonòmics, geogràfics, ecològics, tipologia de col·lecció, etc.  Criteris que permeten al conservador o tècnic crear fitxes per donar èmfasi o destacar allò que és important, tant per a la comunitat científica, com per a altres públics.

Els avantatges  de descriure les col·leccions d’una manera conjunta

Aquest tipus de descripció proporciona nombrosos usos i funcionalitats:

–Descripció completa: permet obtenir una descripció de totes les col·leccions en un temps raonable, en comparació amb la documentació tradicional (ítem a ítem). Tot i que aquesta última segueix sent necessària per a les consultes científiques

–Reconstrucció “virtual”: es pot fer una reconstrucció de determinades col·leccions que estiguin disperses o disseminades en diferents edificis.

–Eina de descoberta: facilita la descoberta dels fons i permet fer públiques col·leccions que no estan informatitzades al detall.

–Accés transversal: proporciona un accés comú a tots els fons (museu, arxiu, biblioteca, etc.), independentment de la tipologia de col·lecció.

–Visió de conjunt.: dóna una visió global de l’estat de les col·leccions, actua com a eina de diagnosi, que permet dibuixar una fotografia de l’estat de cada col·lecció i planificar línies d’actuació,  tant a nivell de conservador com institucional.

Actualment, s’està treballant en la validació de les fitxes de col·leccions per així poder-les incorporar paulatinament a aquesta nova Guia de fons i col·leccions del Museu. Són consultables en català, castellà i anglès.

Aquest és un projecte conjunt de Marc Folia, consultor extern del museu de l’empresa Nubilum; Jordi Agulló i Francesc Uribe conservadors del Museu i a càrrec de la gestió científica de les col·leccions. Va ser presentada a la XX Bienal de la Real Sociedad Española de Historia Natural (setembre 2013) i a la I Trobada de tècnics de col·leccions de ciències naturals de Catalunya (octubre 2013)